Työnhakijat ja rekrytointitiedot

 

1  Yleistä

Tämän tietosuojaselosteen tarkoituksena on antaa kattava kuva InHunt-konsernin rekrytointipalvelun työnhakijoille ja potentiaalisille työnhakijoille siitä, mitä henkilötietoja heistä kerätään, mihin tarkoituksiin tietoja käytetään ja mille tahoille tietoja voidaan luovuttaa. Tämä koskee myös InHunt-konserniin hakevia työnhakijoita. Tämä tietosuojaseloste antaa tietoa myös niistä velvoitteista ja lainsäädännöstä, jota InHunt-konserni noudattaa henkilötietojen käsittelyssä. InHunt-konserniin kuuluvat seuraavat yhtiöt: InHunt Group Oy, InHunt Executive Oy, InHunt Law Oy ja InHunt World Oy (jäljempänä: ”Yhtiö”).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on antaa työnhakijalle mahdollisuus tuoda ansioluettelo, koulutus- ja työkokemustiedot sekä kiinnostuksen kohteet InHunt-konsernin tietoon uuden työpaikan etsimisen pohjaksi, jotta oikeat työntekijät löytäisivät mahdollisimman tehokkaasti oikeat työnantajat. Tätä tarkoitusta varten InHunt-konserni kerää työnhakijoiksi rekisteröityvistä henkilöistä heidän työllistymistään ja oikeaa sijoittamistaan palvelevia tietoja. Tietojen keräämisen ja käytön systematisoinnilla pyritään tehostamaan InHunt-konsernin toimintaa ja tarjoamaan asiakkaille nopeampaa ja parempaa palvelua siten, että tyytyväisellä työnantajalla on tyytyväinen työntekijä.

Yhtiö tarjoaa siis rekrytointipalveluita, joissa se yhdistää työnhakijoita ja työnantajia. Tämän lisäksi Yhtiö rekrytoi omaan palvelukseensa. Tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin henkilöihin, jotka ovat hakeneet tai hakemassa joko Yhtiön rekrytointipalvelun kautta Yhtiön asiakkaiden palvelukseen tai Yhtiön palvelukseen (jäljempänä: ”rekisteröity” tai ”työnhakija”).

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia tunnistettavaa tai tunnistettavissa olevaa henkilöä (rekisteröity) koskevia tietoja, siten kuin EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (2016/679), (”tietosuoja-asetus”) on määritelty.

Yhtiö noudattaa henkilötietojen käsittelyssä tietosuoja-asetusta ja yksityisyyden suojasta työelämässä annettua lakia (759/2004, muutoksineen) (jäljempänä: ”työelämän tietosuojalaki”) sekä muuta soveltuvaa lainsäädäntöä ja hyvää tietojenkäsittelytapaa.

2  Rekisterinpitäjä ja tietosuoja-asioista vastaava

Rekisterinpitäjä: InHunt-konserni

Tietosuoja-asioista vastaava: Hannu Mänty

Yhteystiedot:

InHunt Group Oy, Äyritie 12 C, 01510 Vantaa

hannu.manty@inhunt.fi

3  Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Työnhakijoita ja potentiaalisia työnhakijoita koskevia henkilötietoja käsitellään pelkästään rekrytointitarkoituksiin. Lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää Yhtiön ja rekisteröidyn väliseen suhteeseen sovellettavan lainsäädännön noudattamisen varmistamiseen.

Rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekrytointia koskevan menettelyn osalta Yhtiön tai tämän asiakkaan ja rekisteröidyn oikeutettujen etujen toteuttaminen. Lisäksi rekisteröity voi halutessaan antaa suostumuksen tietojen säilyttämiselle rekrytointia koskevan menettelyn jälkeiselle ajalle.

Mikäli työnhakija valitaan, rekrytoinnin aikaisten henkilötietojen käsittely siirtyy työntekijöitä koskevan tietosuojaselosteen alaiseksi.

4  Käsiteltävät henkilötietoryhmät ja tietosisältö

Yhtiö kerää ja käsittelee rekisteröidyistä rekrytoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Tämä koskee rekisteröityjen itsensä antamia tietoja ja muista lähteistä kerättyjä tietoja.

Rekrytoinnin (kohdennetut ja avoimet hakemukset) yhteydessä kerättävät henkilötiedot:

  • Rekisteröidyn henkilön nimi, yhteystiedot, syntymäaika, kielitaitoa, koulutustaustaa, työhistoriaa, suosittelijoita ja palkkatoivetta koskevat tiedot sekä henkilön kuva.
  • Työnhakijoiden työhakemukset ja ansioluettelot, mukaan lukien LinkedIn-profiilin URL.
  • Haastatteluissa ja mahdollisista soveltuvuustesteissä kertyneet tiedot.
  • Mahdollinen muu rekrytointiprossien yhteydessä kertynyt aineisto ja työnhakijoiden oma-aloitteisesti Yhtiölle antamat tiedot.
  • Yhtiö voi kerätä tietoja työnhakijan ilmoittamilta suosittelijoilta.

Potentiaalisista työnhakijoista kerätään seuraavat henkilötiedot:

  • Rekisteröidyn henkilön nimi, yhteystiedot, kielitaitoa, koulutustaustaa, työhistoriaa ja suosittelijoita koskevat tiedot sekä henkilön kuva.
  • Työnhakijoiden työhakemukset ja ansioluettelot, mukaan lukien LinkedIn-profiilin URL.

5  Tietolähteet

Työnhakijoita koskien ensisijainen tietolähde on aina rekisteröity itse, ja ellei Yhtiötä velvoittavassa lainsäädännössä toisin määrätä, tietoja ei kerätä ilman suostumusta kolmannelta.

Potentiaalisia työnhakijoita koskien tietolähteitä ovat esimerkiksi ura-liitännäiset verkostoitumispalvelut, kuten LinkedIn, johon henkilö on itse julkaissut ansioluettelonsa. Rekisteröidylle kerrotaan tarkemmin, mistä häntä koskevat henkilötiedot ovat peräisin.

Työnhakijat antavat tiedot täyttämällä Yhtiön sähköisen hakemuslomakkeen ja tämän jälkeen myöhemmässä vaiheessa rekrytointiprosessia eri tavoilla, esimerkiksi psykologisessa arvioinnissa.

6  Henkilötietojen säilyttäminen

Yhtiö säilyttää henkilötietoja niin pitkään, kuin on tarpeellista tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempään (esimerkiksi erityislainsäädäntöön, kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai ellei Yhtiö tarvitse tietoja oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai oikeusvaateelta puolustautumiseksi.

Potentiaalisten työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään siihen asti, kunnes todetaan, ettei heihin oteta yhteyttä asiaa koskien tai heihin otetaan yhteyttä. Yhteydenoton kohdalla henkilö joko ilmoittaa kiinnostuksensa ja siirtyy työnhakijaksi tai hänen henkilötietonsa tätä koskien poistetaan.

Työnhakijoiden henkilötietoja säilytetään rekrytointiprosessin ajan, kunnes tehtävään on valittu sopiva työnhakija. Tämän jälkeen niiden työnhakijoiden, jotka eivät tulleet valituksi, henkilötietoja kyseiseen rekrytointiprosessiin liittyen säilytetään 2 vuotta siitä, kun valinta on tehty ja ilmoitettu työnhakijalle. Ensimmäisen 6 kuukauden aikana siitä, kun valittu työnhakija on aloittanut, toisen työnhakijan tietoja voidaan käsitellä, jos paikkaan tarvitaan lakisääteisen koeajan aikana toinen henkilö tilalle. Tämän jälkeen henkilötietoja säilytetään ilman muuta käyttötarkoitusta mahdollisten oikeusvaateiden vuoksi.

Työnhakijan, joka tulee valituksi Yhtiön palvelukseen, rekrytointitietojen käsittelyä jatketaan rekrytoinnin jälkeen työsuhteen perusteella. Tämä käsittely on kuvattu erillisessä työntekijöiden tietosuojaselosteessa. Yhtiön oman rekrytointiprosessin jäljiltä rekrytointiprosessiin osallistuneiden työnhakijoiden tietoja säilytetään korkeintaan kaksi vuotta, jolloin henkilötietoja ei säilytyksen lisäksi käytetä muuhun, ellei oikeusvaadetta asiaa koskien tule.

Avoimia hakemuksia säilytetään 6kk niiden vastaanottamisesta, ellei työnhakija sinä aika liity avoimena olevan paikan rekrytointiprosessiin tai anna lupaa säilyttää henkilötietojaan pidempään. Yhtiö voi pyytää rekisteröidyltä lupaa säilyttää hänen rekrytointitietoja pidempään tulevia avoimia tehtäviä varten.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänen tietojaan poistettavaksi aikaisemmin kuin edellä on määritelty (ks. jäljempänä Rekisteröidyn oikeudet).

Kun henkilötietojen säilytysaika on kulunut umpeen, tiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa.

7  Henkilötietojen vastaanottajat

Konserniin kuuluvat yhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Lisäksi InHunt-konsernin alla henkilötietoja voivat käsitellä käsittelijän asemassa olevat yrittäjä- ja franchise-yritykset.

Rekisteröidyn henkilötietoja luovutetaan InHunt-konsernin asiakkaille, jotka ovat rekrytoimassa InHunt-rekrytointipalvelun kautta. Tarkempi taho käy ilmi joko avoimen paikan ilmoituksesta tai ilmoitetaan rekisteröidylle. InHunt-konserni ohjeistaa asiakkaitaan poistamaan työnhakijoiden henkilötiedot aina, kun ne muuttuvat tarpeettomiksi.

Rekisteröidyn henkilötietoja voidaan tapauskohtaisesti luovuttaa rekrytointiin osallistuvalle palveluntarjoajalle. Yritykset vaihtelevat, joten niistä ilmoitetaan tapauskohtaisesti.

Lisäksi rekisteröityjen henkilötietoja voivat käsitellä Yhtiön tietojärjestelmiä ja muita palveluita tuottavat palveluntarjoajat, mutta vain siinä laajuudessa kuin on välttämätöntä sopimuksen toteuttamiseksi.

Tarkemmat tiedot vastaanottajista, joille henkilötietoja siirretään, saa tarvittaessa Yhtiöltä (yhteystiedot kappaleessa 2 Rekisterinpitäjä).

Yhtiö voi myös joutua hätätilanteissa tai muissa yllättävissä tilanteissa luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja ihmisten hengen ja terveyden sekä omaisuuden suojaamiseksi. Lisäksi Yhtiö voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja, mikäli Yhtiö on osallisena oikeudenkäynneissä tai muissa riidanratkaisuelimissä tapahtuvissa menettelyissä.

Mikäli Yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä se voi joutua luovuttamaan rekisteröityjen henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Tietojen luovutus kolmannelle taholle tapahtuu pääsääntöisesti sähköisten tiedonsiirtoyhteyksien avulla, mutta tietoja voidaan luovuttaa myös muulla tavoin, kuten puhelimitse tai kirjeitse.

8  Henkilötietojen siirto Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle tai kansainvälisille järjestöille

Tietoja ei yleensä siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille. Jos henkilötietoja siirretään, siitä ilmoitetaan etukäteen henkilölle.

 

9  Henkilötietojen suojauksen periaatteet ja käsittelyn turvallisuus

Yhtiö käsittelee henkilötietoja tavalla, jolla pyritään varmistamaan henkilötietojen asianmukainen turvallisuus, mukaan lukien suojaaminen luvattomalta käsittelyltä sekä vahingossa tapahtuvalta häviämiseltä, tuhoutumiselta tai vahingoittumiselta.

Yhtiö käyttää asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia tämän turvaamiseksi, mukaan lukien seuraavat suojatoimenpiteet:

Yhtiön verkko ja palvelimet ovat suojattu palomuurilla ja muilla teknisillä toimenpiteillä.  Tietojen luku-, lähetys- ja poistamisoikeudet on rajattu pääsyoikeuksin ja salasanoin. Henkilökunta on ohjeistettu salasanojen turvallisen käyttämisen osalta.

Yhtiö säilyttää rekisteröityjen tietoja pääsääntöisesti sähköisessä muodossa.  Tietoja tulostetaan vain tarvittaessa, ja paperitulosteet tuhotaan tietoturvallisesti välittömästi käsittelyn jälkeen. Henkilökuntaa on ohjeistettu, että rekisteröityjen henkilötunnusta ei tule tarpeettomasti merkitä asiakirjoihin.

Rekisteröityjen henkilötietoja käsittelevät Yhtiön rekrytointietoja koskevan rekisterin vastuuhenkilöt sekä rekrytointiin osallistuva Yhtiön henkilöstö ja tässä tietosuojaselosteessa mainittujen henkilötietojen vastaanottajien vastuuhenkilöt.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on työsopimuslain ja sopimusten salassapitoehtojen perusteella vaitiolovelvollisuus rekisteröityjen henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Yhtiö voi tämän tietosuojaselosteen mukaisesti ulkoistaa henkilötietojen käsittelyä palveluntarjoajille tai alihankkijoille, mutta Yhtiö varmistaa riittävillä sopimusvelvoitteilla, että henkilötietoja käsitellään asianmukaisesti ja lainmukaisesti.

10  Rekisteröityjen oikeudet ja oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön takaamat oikeudet.

Oikeus päästä tietoihin ja tietojen tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on myös oikeus tarkistaa ja nähdä itseään koskevat tiedot ja pyynnöstä oikeus saada tiedot kirjallisesti tai sähköisessä muodossa.

Oikeus tietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista. Lisäksi rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen oikeus vaatia tietojensa poistamista.

Yhtiö poistaa, korjaa ja täydentää myös oma-aloitteisesti havaitsemansa käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon.

Oikeus tietojen siirtämiseen sekä käsittelyn rajoittamiseen ja käsittelyn vastustamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Lisäksi rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön määrittämien edellytysten mukaisesti oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnöstä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa tietoihin pääsyä.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietojen käyttöä tietynlaiseen käsittelyyn. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramarkkinointia varten.

Oikeus perua suostumus

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus koska tahansa. Perumisella ei ole vaikutusta sitä aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien toteuttaminen

Rekisteröityjen oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään postitse tai sähköisesti, ja osoitetaan tässä tietosuojaselosteessa mainitulle rekisterinpitäjälle (yhteystiedot kohdassa 2 Rekisterinpitäjä). Henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Pyynnön yhteydessä tulee kertoa, että kyseessä on rekrytointiin liittyvien henkilötietojen käsittelyä koskeva pyyntö. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja mahdollisuuksien mukaan viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien.

Jos rekisteröidyn pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan rekisteröidylle kirjallisesti. Yhtiö voi kieltäytyä pyynnöstä (kuten tietojen poistamisesta), lakisääteisen velvoitteen tai yhtiön lakisääteisen oikeuden johdosta esim. palveluihin liittyvä velvoite tai vaade.

11  Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsäädännön vastaisesti.  Euroopan unionissa valituksen voi tehdä erityisesti valtiossa, jossa on rekisteröidyn vakinainen asuin- tai työpaikka taikka jossa väitetty rikkominen on tapahtunut.

12  Muutokset tietosuojaselosteeseen

Yhtiö voi tarpeen mukaan muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen.

 

Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 17.10.2018.