Rekrytointiprosessi on monivaiheinen kokonaisuus, jonka onnistuminen vaikuttaa suoraan yrityksen menestykseen ja työnantajamielikuvaan. Tässä blogitekstissä käymme läpi rekrytointiprosessin keskeiset vaiheet ja nostamme esiin tärkeitä huomioita, jotka auttavat työnantajaa onnistumaan rekrytoinnissa – aina prosessin alkumetreiltä työntekijän aloitukseen asti.
Tarpeen tunnistaminen ja hakuprofiilin määrittely
Rekrytointi alkaa tarpeen tunnistamisesta: miksi uusi työntekijä tarvitaan, millaisia tehtäviä hän tulee hoitamaan, mitä uutta osaamista organisaatioon tarvitaan, mitkä ovat positioon kohdistuvat tavoitteet jne. On tärkeää, että kaikki rekrytointiin osallistuvat henkilöt ovat mukana määrittelemässä hakuprofiilia. Yhteinen näkemys varmistaa, että kaikki tietävät, mitä haetaan ja mitkä ovat tärkeimmät valintakriteerit. Hakuprofiili toimii punaisena lankana koko prosessin ajan ja ohjaa myös mahdollisen rekrytointikumppanin toimintaa.
Mieti myös, onko tarve kokoaikaiselle työntekijälle vai voisiko tehtävän hoitaa projektipohjaisesti tai osa-aikaisesti interim-roolituksella.
Aikataulutus ja suunnittelu
Selkeä aikataulu auttaa pitämään rekrytointiprosessin hallinnassa. Tunnista aikajänne, milloin uuden henkilön pitäisi olla tehtävässä. Aikatauluta koko prosessi, milloin hakuprofiili määritellään, milloin haku julkaistaan ja milloin hakuaika päättyy sekä milloin haastattelut pidetään. Tämä mahdollistaa hakuprosessiin tarvittavien henkilöiden aikavaraukset ja ohjaa yhteistyötä rekrytointikumppanin kanssa. Ilman selkeää aikataulua prosessi helposti venyy, mikä voi johtaa siihen, että parhaat ehdokkaat katoavat käsistä.
Aikataulutuksen yhteydessä kannattaa päättää, miten monta haastattelukierrosta tarvitaan, ketkä osallistuvat haastatteluiden eri vaiheisiin sekä lopulliseen valintaan. Suunniteltu aikataulu ja myös sen pitäminen, luo hyvän kuvan organisaation toimintatavoista hakijalle ja aikataulusta on hyvä pystyä kertomaan potentiaalisille ehdokkaille prosessin edetessä.
Hakijoiden houkuttelu ja viestintä
Laadukas ja houkutteleva työpaikkailmoitus on avainasemassa oikeiden hakijoiden tavoittamisessa. Ilmoituksessa tulisi kuvata selkeästi tehtävänkuva, odotukset ja mitä tarjotaan. Viestintä hakijoiden kanssa on tärkeää. Ilmoita hakijoille hakuajan umpeuduttua ehdokasvalinnasta hakuprosessin seuraavaan vaiheeseen tai mikäli henkilö ei tullut valituksi jatkokeskusteluihin. Kerro jatkoon valituille, mitä seuraavaksi tapahtuu ja sovi haastatteluajat. Haastattelun lopuksi kerro aina, mihin mennessä ehdokas kuulee teistä ja pidä kiinni luvatusta. Hyvä kommunikaatio parantaa hakijakokemusta ja vähentää epävarmuutta.
Työpaikkailmoituksen lisäksi kannattaa hyödyntää omia verkostoja, sosiaalista mediaa ja kohdennettuja kanavia sekä sisäisesti että ulkoisesti. On myös hyvä tarkastella yrityksen työnantajamielikuvaa: miten se näyttäytyy ulospäin ja millaisen kuvan työnhakijat saavat organisaatiostanne?
Headhunter auttaa työpaikkailmoituksen sisällön tuottamisessa ja auttaa viestin jakelussa laajalle verkostolleen sekä tarvittaessa auttaa myös muun työnantajabrändiä tukevan viestinnän mediajakelussa.
Headhuntereilla on laajat verkostot oikeiden osaajien löytämiseksi nopeasti ja tehokkaasti. Sopivien ehdokkaiden etsintä markkinoilta perustuu pitkälti ns. passiivisten osaajien kontaktoimiseen ja houkutteluun, joita pelkkä ilmoitus ei tavoittaisi tai henkilö ei ensikontaktoinnin hetkellä ollut välttämättä vielä ajatellutkaan etsiä uusia haasteita työurallaan.
Lisäksi headhunterit hoitavat hakijaviestintää ammattimaisesti ja rakentavat positiivista työnantajakuvaa jokaisessa kontaktipisteessä. On hyvä varmistaa, että Headhunterilla tai muulla rekrytointikumppanilla on osoittaa tutkittua ehdokastyytyväisyystietoa toimintatavoistaan.
Haastattelut ja valinta
Haastatteluvaiheessa on tärkeää, että kaikki päätöksentekoon osallistuvat henkilöt ovat paikalla sovituissa haastatteluissa ja tietoisia hakuprofiilista, minkälaista osaajaa ollaan hakemassa. Yhtenäinen näkemys auttaa tekemään oikean valinnan.
Haastattelutilanteissa on hyvä pitää mielessä yhdenvertaisuus: Kohtele kaikkia hakijoita tasapuolisesti, jätä ennakko-oletukset mielestä pois, käy kaikkien ehdokkaiden kanssa läpi samat kartoittavat kysymykset ja anna kaikille samat mahdollisuudet tuoda osaamisensa esiin. Haastattelutilanteissa on tärkeää antaa myös hakijoille mahdollisuus esittää kysymyksiä ja kertoa omista odotuksistaan. Tämä kaksisuuntainen vuorovaikutus auttaa molempia osapuolia arvioimaan yhteensopivuutta. Parhaimmillaan haastattelutilanne on hyvin soljuvaa keskustelua, ei yksipuolista kuulustelua.
Dokumentoi keskustelut ja havainnot, jotta valinta perustuu faktoihin. Heti haastattelun jälkeen on hyvä tuoreeltaan vaihtaa ajatuksia haastattelijoiden kesken ja kirjata ylös muistiin. Haastateltaessa useampia ehdokkaita peräkkäin, henkilöt helposti sekoittuvat mielessä ja muistiinpanojen kautta on helppo palauttaa asiat mieleen.
Valinnan ja päätöksenteon tukena voi olla avuksi psykologin tekemä soveltuvuusarviointi henkilöstä. Se tuo testien ja psykologin haastattelun kautta lisäymmärrystä ehdokkaan työskentelytavoista, motivaatiosta, kehityspotentiaalista ja edellytyksistä menestyä kyseisessä tehtävässä. Soveltuvuusarviointi tukee myös tulevaa esihenkilön työtä johtamisessa ja antaa pohjaa työntekijän kehittymisen tukemiselle.
Kokeneet headhunterit osaavat yhdessä määritellyn hakuprofiilin perusteella löytää, haastatella ja seuloa tehtävään soveltuvimmat ehdokkaat ja toimeksiantajalle jää isommasta joukosta valmiiksi pureksittuna vain kourallinen kärkiehdokkaita haastateltavaksi.
Headhunterit voivat myös toimia neutraalina sparrauskumppanina valintatilanteessa ja tukea objektiivista päätöksentekoa. Päätökset lopullisesta valinnasta ovat kuitenkin aina toimeksiantajan itse tehtävä.
Päätös ja perehdytys
Kun oikea ehdokas on valittu, on hyvä tehdä päätös ripeästi ja viestiä siitä selkeästi. Työsuhteesta sovitut asiat tulee kirjata työsopimukseen. Hyvä perehdytys auttaa uutta työntekijää pääsemään nopeasti mukaan organisaatioon ja parantaa sitoutumista. Varmista, että perehdytysohjelma on suunniteltu etukäteen ja että uusi työntekijä saa tarvittavan tuen alussa.
Muista myös ilmoittaa päätöksestä niille ehdokkaille, jotka eivät tulleet valituiksi. Rakentava palaute tässä yhteydessä, jättää hyvän kuvan organisaatiosta ja ylläpitää positiivista työnantajamielikuvaa. Hyvä hakijakokemus syntyy lopulta pienistä asioista. Erityisesti siitä, miten hakija tulee kohdatuksi koko prosessin ajan.
Hyvän hakijakokemuksen varmistamiseksi headhunterit pystyvät antamaan hakuprosessin aikana henkilöstä muodostuneen kokonaiskuvan perusteella henkilökohtaisesti palautetta valintaperusteista ja kehitysehdotuksia ehdokkaalle uralleen ja tuleviin muihin hakuprosesseihin.
Onnistunut rekrytointiprosessi vaatii huolellista suunnittelua, selkeää viestintää ja kaikkien osapuolten sitoutumista. Kiinnittämällä huomiota prosessin eri vaiheisiin voit parantaa hakijakokemusta ja varmistaa, että löydät organisaatiollesi sopivimman ja sitoutuneen osaajan. Jokaisessa hakuprosessin vaiheessa on mahdollisuus rakentaa positiivista työnantajamielikuvaa ja tehdä vaikutus, joka kantaa pitkälle tulevaisuuteen.
Miksi headhunter avuksi: Kun käytössäsi on kokenut headhunter, saat paitsi asiantuntemusta ja kustannustehokasta suorahakua – myös strategisen kumppanin, joka auttaa yritystäsi menestymisen tiellä. Headhunter tuo arvoa niin profiilin määrittelyyn, työnantajamarkkinointiin, tehokkaaseen osaajien löytämiseen, ehdokkaiden arviointiin kuin onnistuneeseen uuden työntekijän aloitukseen.
Ulkopuolisen kumppanin hyödyntäminen rekrytoinnissa voi siis tuoda merkittävää lisäarvoa, kun valitset kokeneen ja luotettavan toimijan. Asiantuntijamme auttavat tunnistamaan oikeat ratkaisut juuri sinun organisaatiosi tarpeisiin. Ota meihin yhteyttä. Aloitetaan keskustelu rekrytointitarpeistasi jo tänään. Hyödynnä lisäksi artikkelisarjamme rekrytointiprosessin kehittämiseen sekä ilmainen hakuprofilointityökalumme – molemmat löydät alta.
Artikkelin kirjoittaja,
