Kesälomalla on aikaa rentoutua, palautua ja vain olla. Mieli se kuitenkin on siitä hieno systeemi, että palautumisen myötä alkaa myös löytyä tilaa uudelle ajattelulle. Vaikkei tietenkään miettisikään työasioita – ja hyvä niin – saattaa joku uudenlainen ajatuksenjuoksu päätyäkin syksyllä toteutettavien uusien ideoiden listalle.

Itsestään selvänä pidetty asia uudistuu kuitenkin

Suorahakuprosessissa on useita vaiheita henkilön löytämisen lisäksi. Kun haku on edennyt siihen, että paras henkilö on löytynyt ja aloittanutkin uudessa tehtävässään, headhunterilla on näkymää myös perehdytyksen toteutukseen. Perehdytyksestä toki keskustellaan jo roolin määrittelyssäkin riippuen siitä, tuleeko henkilö kenties ihan toiselta toimialalta tai siitä, minkälainen osa-alue työssä on juurikin valittua henkilöä motivoiva uuden oppimisen kenttä. Yllättävän usein on kuitenkin niin, että yrityksen tarjoama perehdytys on kutakuinkin samaa riippumatta erilaisista lähtökohdista. Parhaat rakentavat yksilöllisen perehdytyksen HR:n laatiman perusmallin päälle. Mutta valitettavan tavanomaista on, että räätälöintiä ei juurikaan tehdä.

Perehdytyksen tehokkuuden mittarit

Kun keskustelemme rekrytoineen esimiehen kanssa perehdytyksestä, tyypillisesti koetaan että hyvää se on kun uusi henkilö saadaan – ja hän myös itse kokee tulevansa – osaksi firmaa ja tapaa toimia mahdollisimman tehokkaasti. Tehokas perehdytys on myös selkeä prosessi johon on kaikki materiaali valmiina ja aikaa menee mahdollisimman vähän. Uuden henkilön tavattavaksi nimetään lista henkilöitä. Ihan upeimmat mallit saattavat sisältää myös reflektoinnin jolloin uusi tulokas kirjaa etenemisen ja huomionsa vaikkapa sähköiseen päiväkirjaan.

Ja nyt se heinä suuhun:
entäpä jos tehokkaan tuntuista perehdytystä kehittäisikin edelleen?

Älä korjaa sellaista, mikä ei ole rikki. Tässä tapauksessa kuitenkin voisi rikkinäisen määritellä uudelleen. Voisiko se tarkoittaakin jotain, mitä ei nyt hyödynnetä liiketoiminnallisesti täysimääräisesti, kuten vaikkapa perehdytystä ja siihen käytettyjä voimavaroja.

Perehdytys voi parhaimmillaan olla liiketoimintalähtöisesti yritystä kehittävää. Se voi olla myös houkuttelutekijä parhaimpien kandidaattien silmissä. Tulokasta ei pyritäkään vain muokkaamaan tietynlaiseksi, eivätkä ns. tyhmät kysymykset olekaan tyhmiä. Päinvastoin, ne ovat uusien oivalluksien businesskriittistä sytykettä. Siitä voisi liiketoimintajohdon hyvä olla kiinnostunut.

Ehkä suurimpia perehdytyksen kompastuskiviä on organisaatiolähtöisyys, se kuuluisa siilo. Eikä se mikään ihme olekaan, koska tulokastakin mitataan oman organisaation mittareilla, eivätkä ne aina välttämättä ole kokonaisuuden tai asiakkaan polun kannalta optimaalisia. Tulisiko siis perehdytyksessä huomioida myös omaa osuutta edeltävän, prosessia tukevan tai sitä seuraavan toiminnon näkökulmat?

Kuuluuko teillä esimerkiksi hallinnon tehtävien perehtykseen vaikkapa myynnin tehtäviin tutustuminen? Tai johdon tehtävissä muutama työpäivä myymälässä tai asiakasrajapinnassa? Ehkä viikko tukipalvelun luureissa voisi olla hyvää perehdytystä myös.

”Meillä saa sitten ihan reippaasti esittää tyhmiä kysymyksiä.
Ymmärrämme kyllä uutta tulokasta….”

Ihan uusinta hottia on – ei vain sallia tyhmät kysymykset – vaan luoda malli niiden esittämiselle. Niin kuin mitä???

Tämä vaatii jo sen heinän suuhun ja lekottelun laiturilla. Pane silmät kiinni ja kuvittele seuraava teidän yritykseen:

• Uusi henkilö aloittaa uudessa työssään mutta ensimmäisenä työpäivähän hän ei tulekaan vielä yritykseen vaan se käytetään mystery shoppaukseen.
• Tätä varten henkilö on opastettu toimintaan esimerkiksi näin
  • Soita 5 puhelua asiakaspalveluumme. Kirjaa ylös havaintosi oheiseen lomakkeeseen. Kuinka nopeasti vastasimme, saitko ratkaisun kuvitteelliseen kysymykseesi, palvelun kuvaus…
  • Pyydä tarjous meiltä näihin tarpeisiin: tilaisin huollon X – minulla on hätätapaus Y miten voitte auttaa – haluaisin tarjouksen palvelustanne Z. Kirjaa ylös havaintosi oheiseen lomakkeeseen…
  • Tutustu nettisivuihimme, suorita kirjautuminen testitunnuksilla, tee toimenpide A, hyödynnä chattia / robottiamme B. Kirjaa ylös havaintosi…
  • Jätä avoin hakemus nettisivujemme kautta. Kirjaa ylös havaintosi…

Ok, myönnetään tuo viimeinen voi olla jo pelottavaakin.

Mystery shoppauksen idea on juuri siinä, että uuden henkilön ns. ”osaamattomuus” ja ”tietämättömyys” nostetaan tärkeään ja arvostettuun rooliin. Yritykset käyttävät valtavat määrät resursseja ja rahaa asiakaskyselyiden tekemiseen ja mehän kaikki tiedämme, että asiakkaat puhuvat yhtä ja tekevät toista. Uuden tulokkaan kohdalla motivaatiolähde on selkeä ja aito. Hän haluaa että yritys, johon on päättänyt siirtyä, menestyy. Ja mikä hienointa, näin hän voi jo ensimmäisestä päivästä lähtien tuottaa aitoa lisäarvoa.

Tämä rohkea perehdytyksen muoto kuitenkin tietenkin vaatii sen, että tulokset hyödynnetään. Kuten asiakaskaan, ei uusi tulokaskaan vielä tiedä mitä haluaa tai mitä on tarjolla, mutta se ei vähennä saatavan insightin arvoa. Asiakasta tulee kuunnella vilpittömästi ja sitten toteutus on omissa käsissä ja päätettävissä.

… ja loma jatkuu…

Päätös ja innostus syttyi loman aikana. Tätä meidän täytyy lähteä miettimään heti lomien jälkeen.

Perehdytyksessä käytetty mystery shopping vaatii omanlaisensa käsittelymallin. Tärkeintä on aito kiinnostus ja halu kuulla mitä tulokas kokee ja näkee, mitä hän raportoi. Perehdytysprosessissa huolehditaan, että tulokset menevät sekä liiketoiminnan kehittäjille, mystery shoppauksen kohteeksi valitun organisaation vastuuhenkilöille ja johdolle. Mieluiten ihan ylintä johtoa myöten. Lupaan että kannattaa!

Ja jos haluat kuulla ja sparrailla lisää kanssamme, ota yhteyttä! Meillä nimittäin riittää näkymää  ja sitä kautta muodostunutta näkemystä myös tämän alueen haasteisiin ja menestysmalleihin.

Tarja Ilvonen

Toimitusjohtaja

InHunt Boards Oy