Olen havahtunut kysymään johtajilta, kuinka monta kokousta heillä on keskimäärin viikossa. Tai päivässä. Ja paljonko ne vievät työajasta? Entä mikä on lukema, jos mukaan laskee myös valmistautumiset ja jälkityöt?
Meillä InHuntissa headhunting-toimeksiannon aluksi työstetään position profiilia, mutta suunnitellaan myös huolellisesti hakuprosessin aikataulu. Jo alussa sovitaan kaikkien haastatteluihin osallistuvien henkilöiden kalentereihin finaalihaastattelupäivät tyypillisesti 4 – 6 viikon päähän.
Yhä useammin toimeksiantajan edustajat joko puhisevat täysiä kalentereitaan ja/tai kiittelevät sitä, miten hyvä nämä onkin nyt jo sopia koska pian ei aikaa olisi enää käytettävissä.
Olen kuunnellut tätä ”kalenteripuhinaa” ja kysynyt rohkeasti, miltä sinun kalenterisi näyttää? Ja tuntuuko se omalta vai päättääkö ajankäytöstäsi joku muu?
Kokous – joka paikan lääke?
Todella monen johtajan kalenteri on täynnä kokouksia, ja usein jopa ylibuukattuna niillä. Liian usein kuulen myös sanottavan, että sitähän tämä johtaminen on – kokouksesta toiseen siirtymistä ja niiden kautta vaikuttamista. Omaa yksityistä tekemistä, pohtimista, selvittelyä varten jää ehkä enää vain illat tai viikonloput. Pohdittavat asiat lähtevät usein mukaan myös myöhäiselle lenkkipolulle.
Kun yhä enemmän puhutaan työssäjaksamisesta, pitää puhua myös johtajien jaksamisesta.
Minulla on uniikki asema paitsi kohdata johtajia erilaisista yrityksistä, myös erilaisilta toimialoilta ja vaihtelevissa tilanteissa. Kaikkia niitä kuitenkin yhdistää headhunting-tilanne – eli merkittävä muutos.
Olen päättänyt nyt hyödyntää tämän muutoksen laajemminkin kuin ainoastaan etsimällä uuden henkilön positioon. Samalla voin tukea myös rekrytoivaa johtajaa hänen omassa arjessaan. Sitä uusi henkilökin tulee parhaimmillaan tekemään ja siksi rekrytoivan johtajan on hyvä valmistautua tilanteeseen – myös tarkastelemalla kriittisesti omaa ajankäyttöään.
Jos kalenterisi on täynnä kokouksia ja joudut jatkuvasti valitsemaan, mihin ehdit osallistua, tässä muutama käytännön vinkki: pysähdy ja tarkastele
Kuka kutsuu kokoukset koolle?
Jos sinä olet kutsunut valtaosan kokouksista, mieti huolella käytätkö kokoustamista johtamiseesi, tai osallistamiseen? Olisiko muitakin tapoja johtaa, tai saada osallistettua tärkeät toimijat?
Jos sinua kutsutaan kaikkialle, tai liian moneen kokoukseen, tarkastele huolella organisaatiosi toimintaedellytyksiä, avainhenkilöillesi antamaasi valtaa suhteessa vastuisiin. On hyvä myös miettiä, milloin viimeksi teit muutoksia organisaatioosi tai sen toimenkuviin. Maailma on muuttunut vauhdilla, ja tekee sitä edelleen.
Tarkastele huolella myös kokousten agendoja ja tavoitteita: onko kyse asioiden käsittelystä tai suunnittelusta, asioista informoimisesta vai päätöksenteosta? Todennäköisesti sinun pitää osallistua näistä viimeiseen.
Millaisia ovat osallistujamäärät ja kokoonpanot?
Jos sinulla on paljon kahdenkeskisiä kokouksia, ne ovat todennäköisesti henkilöjohtamisen foorumeita joko alaistesi tai oman esihenkilösi kanssa. Tarkastele silloin huolella suorien alaistesi määrää, onko se järkevässä suhteessa johtamisvastuuseesi nähden. Nyrkkisääntönä voisi sanoa, että 6 – 8 suoraa alaista on maksimi. Jos niitä on enemmän, kannattaa pysähtyä pohtimaan organisaatiorakennettanne ja tehdä siihen korjaavia toimenpiteitä.
Jos valtaosa kokouksiin osallistujista on kanssasi samalla organisaatiotasolla, tarkastele mistä yrityksestä he ovat. Oletko sinä sillä johtamisen tasolla, että kokoustat paljon asiakkaiden tai toimittajien kanssa? Silloin kokouksissa pitäisi olla kanssasi pääasiassa muiden yritysten edustajia.
Jos osallistujat ovat kuitenkin omasta firmasta, tarkastele kokousten aiheita ja tuloksia. Kenties työstätte yhdessä jotain strategista asiaa, mutta onko koko porukan kokous silloin aina paras mahdollinen tapa edetä? Entä jos osa-alueita työstettäisiin vaikkapa työpareina tai yksilötyönä ja vain harvemmin käytäisiin löydöksiä yhdessä läpi ja päätettäisiin jatkosta?
Kuka on kokouksissa äänessä?
Jos saat joskus kokouksessa itsesi kiinni ajattelemasta jotain ihan muuta, tai ihmettelemästä miksi et sano mitään, pysähdy. Käy läpi, kuka on laatinut kokouksen agendan, kuka päätti että kokoustamista tarvitaan ja mitä kokouksessa on tarkoitus saada aikaiseksi.
Seuraa mielenkiinnolla kokouksen puheenjohtajan toimintaa, sen agendanmukaisuutta, sen tehokkuutta. Jääkö kokoukseen tilaa myös uusille oivalluksille ja kysymyksille?
Arvioi huolellisesti myös jokaisen agendan kohdan käsittelyä: miten se on valmisteltu ja millaista lisäarvoa käsittely tuottaa aiheelle. Nosta omaa lentokorkeuttasi ja jos et näe kristallinkirkasta asioiden edistymistä, jälleen on hyvä pysähtyä arvioimaan, kuka asiaa on työstänyt, millä taustalla ja kapasiteetilla? Oliko hänellä resursseja miettiä asiaa, asiantuntijoita käytettävissään – entä aikaa?
Tarkastele myös pöytäkirjaa: onko sellaista ja mitä se sisältää. Olisiko sen sisältö itse asiassa riittänyt sinullekin, ilman että olit mukana kokouksessa?
Älä unohda johtamisen keinovalikoiman kirjoa.
Kokouksista on saattanut tulla yleisratkaisu kaikkeen – ja lopulta se voi ollakin tehokkaan ja tuottavan toiminnan este. Siitä on voinut kehittyä organisaatioonne liian yleinen malli. Pane sille stoppi ja palauta kokoustaminen sille järkevään rooliin: sinä johdat – tee päätös – ole johtaja.
Ja lopuksi, tämän tekemiseen ei tarvita kokousta, mutta siihen tarvitaan kylläkin hetkinen omaa aikaa.
Artikkelin kirjoittaja
Tarja Ilvonen, Johtaja Board Competencies
Senior Headhunter
