Suunnittele päiväsi

Aika paljon on tutkimuksia siitä, kuinka suunnittelulla on merkittävä vaikutus työtehokkuuteen. Tämä tuskin kenellekään on yllätys. Tosin mielenkiintoista on se, että työpäivän suunnittelulla on myös suora yhteys henkilön onnellisuuteen. Tutkimuksien mukaan ne jotka käyttävät edes 5 – 10 minuuttia työpäivänsä suunnitteluun, ovat selkeästi tyytyväisempiä työhönsä kuin ne, jotka eivät sitä tee.

Itse käyn aina työpäivän päätteeksi seuraavan päivän läpi  ja listaan ne asiat, jotka pitää saada tehtyä.

Tee vaikein asia heti pois

Itselleni tämä on erittäin toimiva myös siitä syystä, että oma tehokkuuteni on aamulla aivan eri tasolla, kuin esim. iltapäivällä. Eli pyrin tekemään ”hankalimmat” sekä eniten ajatustyöskentelyä vaativat työtehtävät pois heti aamusta. Kun ne on hoidettu, niin saa siitä myös mukavan lisäboostin loppupäivään.

Tee heti äläkä vasta myöhemmin

Tämä on ehkä asia mikä on itseäni auttanut eniten. En muista, mistä tämän nappasin, mutta olen onnistunut implementoimaan sen osaksi jokapäiväistä tekemistäni. Kun tulee siis uusi asia eteen, käyn sen heti mielessäni läpi ja mietin voiko sen mahdollisesti tehdä heti sen sijaan, että siirrän sen myöhemmin tehtäväksi. Kun to-do listani tuppasi kasvamaan aika pitkäksi, pysyy se nykyään mukavan lyhyenä ja yksi iso syy siihen on juurikin tämä toimintatapa, jonka olen omaksunut.

Tätä ei myöskään pidä ymmärtää väärin. Eli kun päätän tehdä jonkun asian, niin teen sen. Kun sitten tulee aika katsoa esim. aamun aikana tulleet sähköpostit, sen sijaan, että alkaisin ”liputtamaan” niitä, mietin voiko asian tehdä heti vai täytyykö se siirtää myöhemmäksi. Hyvin useat asiat ovat sellaisia, jotka vievät vain muutaman minuutin ja näin on parempi hoitaa se heti alta pois.

Hälytysäänet ja ilmoitukset minimiin

Kun katson vierestä monia tämän päivän työelämässä, on heidän työntekö todella rikkonaista ja tehotonta. Yksi iso syy siihen on, että hälytysäänet ja ilmoitukset ovat päällä jokaisessa ohjelmassa ja apissa sekä tietokoneella, että puhelimessa. Tämän lisäksi tuntuu, että useilla on tarve reagoida näihin samantien tai ainakin katsoa, kuka nyt on tykännyt viimeisestä LinkedIn -postauksesta.

Rytmitä työpäivääsi

Kaikilla ei ole tähän mahdollisuutta, mutta itseni löytää hyvin usein kuntosalilta kello 14 – 16 välillä. Tämä ei suinkaan tarkoita sitä, että päivän työt olisi tehty, mutta nuo tunnit ovat yleensä itselleni työteholtaan täysin ala-arvoisia ja näin usein hyödynnän sen ajan muulla tavalla. Hyvän salitreenin ja sen jälkeisin pienen välipalan jälkeen virtaa taas riittää ja näin seuraavat pari kolme tuntia menevät kuin siivillä töiden parissa.

Minkä asioiden olet itse huomannut lisäävän työtehoasi? Kommentoi vaikka LinkedInissä tai Facebookissa.

Kirjoittanut,

Teemu Ruuska

http://fi.linkedin.com/in/teemuruuska/

Kirjoittaja Teemu Ruuska tuli InHuntiin vuonna 2009 ja on siitä asti toiminut rekrytoinnin parissa. Teemu on asunut Madridissa, Espanjassa vuodesta 2014 ja vastaa tällä hetkellä InHuntin kansainvälisestä suorahakuverkostosta InHunt Worldistä. Viime vuodet Teemu on keskittynyt digitalisaatioon ja ennen kaikkea digitaaliseen transformaatioon rekrytointi- ja suorahakualalla.