InHunt Group on Suomen suurin suorahakutalo, ja siksi näkymämme yritystoimintaan ja sen kehittymiseen on todella laaja-alainen. Yksi mielenkiintoisia toiminnan murrosalueita on yritysten perehdytystoiminta, joka koki uuden tulemisen koronan aikana siirryttäessä etätöihin – ja sen jälkeen vaipui taas taka-alalle. Senior Headhunterin puheeksi otto perehdytyksestä joskus jopa hämmästyttää yritysjohtajia: miten tämä liittyy tähän tai mihinkään – eikös kyse ole, noh vain perehdytyksestä?
Perehdytys on kuitenkin aiheena tärkeä: uusien henkilöiden rekrytointi on entistä haastavampaa ja huomiota vaativaa toimintaa, jotta oikea henkilövalinta ja onnistuminen tehtävässä on taattu. Myös yrityksen houkuttelevuus ja henkilöstön pysyvyys puhuttaa, ja tässä fiksulla perehdytyksellä on merkittävä rooli.
Tutkimme perehdytyksen nykytilaa ja moderneja muotoja haastattelututkimuksella
Tutkimus alkoi julkisella haastattelukutsulla joulukuussa 2023. Vuoden 2024 ensimmäisen kvartaalin aikana toteutimme kymmeniä haastatteluja. Niiden perusteella perehdytyksellä pyritään ennen kaikkea mahdollisimman hyvään tehokkuuteen jotta varmistetaan että uusi henkilö omaksuu nopeasti roolinsa, tehtävänsä sekä talon tavat.
Uusi näkökulma tehokkuuteen voi kuitenkin olla yritystä ja sen liiketoimintaa myös aidosti kehittävä
Perehdytystä voidaan hyödyntää laajemminkin, esim. nykyhenkilöstön keskuudessa. Lisäksi uuden tulokkaan momentum voidaan hyödyntää aidosti business-kriittisen tiedon hankinnassa. Näistä keskustelimme haastatteluissa, jotka toteutettiin kolmessa sarjassa: HR, toimitusjohtajat ja liiketoimintajohto.
Haastattelututkimuksen tuloksia analysoidessamme ymmärsimme, miten monilla tavoilla perehdytystoimintaa voikaan lähestyä: hyvin teknisesti ja tehokkuuspohjalta tai toisaalta hyvin laajasti ja businesslähtöisesti. Käytänteet vaihtelivat järjestelmäohjatuista prosesseista tapauskohtaisiin ratkaisuihin.
Ihan oma juttunsa ovat perehdytystoiminnan modernit muodot. Niillä voidaan yrityksen toimintaa ja myös mainetta kehittää todella järeillä, ja silti yksinkertaisilla tavoilla.
Toimeksiantajamme kysyvät, mitä suorahakuprosessissamme tarkoittaa perehdytystuki
Kun suunnittelemme uuden henkilön rekrytointia, jo alkuvaiheen keskusteluista lähtien haastatteluihin edeten kerromme tehtävästä ja sen sisällöstä, pohtien sen sopivuutta potentiaalisen ehdokkaan kanssa. Tämä kaikki on jo osa perehdytystä. Se on henkistä valmennusta mahdolliseen tulevaan tehtävään, vaikka se tehdäänkin laajemmalle joukolle, kuin pelkästään valitulle henkilölle. ”Tällä on myös valtava vaikutus yrityksestä syntyvään mielikuvaan, tulipa henkilö lopulta valituksi tai ei”, toteaa InHunt Groupin toimitusjohtaja Kari Juutilainen.
Prosessin aikana henkilölle tulee huomattavasti parempi käsitys yrityksestä ja tehtävästä. Siinä myös luodaan perusta tulevan työnantajan jatkamalle perehdytykselle. Tehtävässä aloituksen jälkeen seuraamme uuden henkilön arkea yrityksessä vuoden ajan. Käymme keskusteluja sekä esihenkilön että tulokkaan kanssa ja näissä hyvät perehdytyspolut erottuvat edukseen. Jos aloituksessa ilmenee haasteita, saattaa myös vastaus kysymykseen perehdytyksestä sisältää pohdintaa sen laadusta, kuinka se tulikaan hoidetuksi.
Haastattelututkimuksemme osallistujat kertoivat pitävänsä oman yrityksensä perehdytyksen tasoa varsin hyvänä:
- 46 % arvioi sen tasoksi 3 tai yli (asteikolla 1 heikko – 4 erinomainen).
- yli puolet oli myös nykytilaan varsin tyytyväisiä.
- kuitenkin lähes puolet (46 %) ei esimerkiksi kerännyt palautetta perehdytyksistä, jolloin herää kysymys onko kyse kuitenkin vain prosessin sinänsä hyvätasoisesta läpiviennistä, vai siitä että perehdytys aidosti tuottaa lisäarvoa.
Haastatelluista vain 9 oli saanut itse johtajarooliinsa tullessaan perehdytyksen
”Aika moni haastateltava hämmentyi kysymyksestä, onko hänet itsensä perehdytetty”, kertoo tutkimusta koordinoinut Senior Headhunter Tarja Ilvonen. ”Varsinkin HR-johdossa toimivat henkilöt pohtivat, ettei perehdytyksen puute tai vaikkapa pistemäisyys ollut yllätys. Heidäthän oli valittu kehittämään HR-toimintaa johon perehdytys kuuluu. Johtajat pohtivat myös sitä että ehkäpä johtajana hommat vain otetaan haltuun, ja sen jokainen tekee omalla tavallaan”, Ilvonen kuvaa kommentteja. Tärkeimpiin henkilöihin ja sidosryhmiin tutustuminen on oleellinen osa-alue myös johtajan aloittaessa tehtävässään mutta ehkä muutakin voisi perehdytyksessä olla. Esimerkiksi oma kokemus yrityksen perehdytystoiminnasta, yhtenä toiminnan alueena.
Perehdytyksen vastuu on jaettu, kollektiivinen
Perehdytyksen vastuu on pääosin jaettua: prosessista huolehtiminen kuuluu HR-toiminnolle, sisällöllinen vastuu esihenkilöille. Myös tiimi ja kollegat koetaan usein osaksi perehdytyksen substanssiosaamisen vastuurooleja, ja henkilön oma vastuu tehtävien haltuun ottamisesta myös korostui.
Perehdytyksen tavoitteet on usein saattaneet jäädä tarkemmin sanoittamatta. Niiden on koettu olevan tietyllä tapaa itsestään selvää – ja kuitenkin asian äärelle näin pysähtyen herää kysymys, onko se sitä kuitenkaan.
Lähes kaikki pitivät perehdytystä tärkeänä myös työnantajakuvan kannalta
Perinteisen lomittaja- tai varamieskäytännön modernimpi next-in-line -järjestely pysäytti myös miettimään tämän päivän haastetta työskennellä sairaana. ”Sitä tapahtuu, koska varsinkin Teams-työn kautta se on mahdollista. Mutta kuormittavaahan se on. Kai siinä miettii kumpi on pienempi paha, se että hoitaa hommia sairaana vai se että ruuhka on vastassa paluun jälkeen? ”, kuvasi tilannetta eräs liiketoimintajohtaja. ”Next-in-line henkilöiden nimeäminen osoittaisi työnantajan huolehtineisuutta. Siihen sopisi myös mentoroinnin käyttö”, pohti toinen haastatteluun osallistunut johtaja. Kaikki nämä vaikuttavat yrityksen työnantajakuvaan.
Haastatteluissa heräsi hyvää pohdintaa siitä, miksei perehdytyksen merkitys erityisemmin näy arjessa. Vastaajat korostivat, miten varsinkin nuoret ovat tarkkoja hyvän perehdytyksen saamisessa. He jos ketkä vertailevat firmoja, todettiin.
First impression lasts
Jos uusi tulokas otettaisiinkin vastaan merkittävän ja businesskriittisen näkemyksen tuojana, olisivat lähtökohdat uudessa tehtävässä aloittamiselle vallan toisenlaiset. Kokemusta esimerkiksi mystery shoppingista perehdytyksen osana oli vain harvalla: asiakaskyselyitä yrityksissä tehdään ja teetetään paljon ja isoilla panostuksilla. Uuden työntekijän motivaatio kertoa näkemyksiään yrityksestä mystery shoppingin keinoin voi olla aidompi kuin asiakkaan: työntekijä on juuri valinnut uuden työnantajansa ja haluaa aidosti panostaa sen menestymiseen.
Mystery shopping -toimeksianto ja raportointi on mietittävä huolella. ”Sitä ei esimerkiksi kannata kohdistaa uuden työntekijän omaan tulevaan organisaatioon. Raportointi on myös tehtävä riittävän korkealle ja liiketoiminnan kehittämisestä vastaavalle taholle,” pohdittiin haastattelussa.
Mikä mahtava esittäytymisen paikka uudelle tulokkaalle
Erinomainen ajatus! Monet aikovatkin työstää tätä osaksi omaa perehdytystä. Innostuitko sinäkin?
Ota yhteyttä ja esittelemme kyselytutkimuksemme tulokset sinulle!
Artikkelin kirjoittaja
Tarja Ilvonen Johtaja, Board Competencies
Senior Headhunter, InHunt Group
